Heute verrate ich Ihnen ein Geheimnis: in der verschneiten Winterzeit gibt es nichts Schöneres für mich als die britische Fernsehserie „Downton Abbey“ zu schauen. Immer wenn ich den Vorspann sehe und höre, geht mir das Herz auf. Vor allem liebe ich den Moment, in dem schöne Briefe aus edlem Papier gezeigt werden.
Falls Sie gerade an Ihrem PC sitzen, machen Sie doch eine kurze Pause von 30 Sekunden, um mit mir eine romantische Zeitreise in das Zuhause der adeligen Familie Crawley – vielleicht zum Fünf-Uhr-Tee – zu starten…

Und jetzt fragen Sie sicherlich: „Hallo Frau Zecher, was hat die Downton-Abbey-Schneckenpost des 20. Jahrhunderts mit der elektronischen Post des 21. Jahrhunderts gemein?“ Ich finde ziemlich viel: gute Kommunikation darf auch heute – sowohl dem Empfänger wie dem Sender  – große Freude bereiten und zeichnet sich durch eine gute Vorbereitung, Schreibstil und eine gewisse Etikette im Netz aus.

Mehr gute E-Mails

Bevor ich Ihre Frage beantworte, wie Sie gute E-Mails schreiben, schauen wir uns vorher gemeinsam den Aufbau einer E-Mail an. Eine Mail besteht aus einer Kopfzeile oder auch Header genannt, dann folgt der sogenannte Body mit der Anrede, dem eigentlichen Thema, der Grußformel und zum Schluß kommt Ihre Signatur.

Nutzen Sie die Kopfzeile

Verschenken Sie never, never die Chance der ersten Kopfzeile, indem Sie diese leer lassen. Schreiben Sie bitte hier Ihr Anliegen oder Thema. Und das Ganze bitte freundlich in einem knackigen Satz oder einer frischen Frage, also bloß kein trockenes Amtsdeutsch oder abgekürzte englische Begriffe. Der Empfänger erkennt dann auf einen Blick, worum es in dieser Mail geht und er bekommt Lust, zu antworten. Für jede Antwort ihrerseits per Mail nutzen Sie bitte eine neue Kopfzeile.

Persönliche Anrede

Ihr Gegenüber freut sich genauso wie Sie über eine persönliche Begrüßung wie „Sehr geehrte Frau… , Hallo Herr…, Guten Tag Frau….“ und über den richtig geschriebenen Namen. Verzichten Sie auf Massen-Rundmails mit der unpersönlichen Anrede „Hi“ oder „Hallo“.

Mit Worten eine Wirkung erzielen

Nach der persönlichen Begrüßung geht es weiter im sogenannten Body der E-Mail, also mit der Beschreibung Ihres Anliegens. Statt dem Business-Teflon-Stil probieren Sie doch einmal einen lockeren und trotzdem seriösen Plauderton aus. Verzichten Sie dabei auf lange Schachtelsätze, aber nicht auf ganze Sätze.
Mit kraftvollen Wörtern, Bildern, mit mehr Verben statt Substantiven treffen Sie bei Ihrem gegenüber ins Schwarze und halten die Spannung aufrecht. Dieser Tipp gilt übrigens auch für scheinbar trockene Sachverhalte.
Falls es zu Ihrem Kunden oder zu Ihrer Marke passt, verwenden Sie überwiegend deutsche Begriffe. Nehmen Sie Ihren Leser an die Hand und führen ihn mit Absätzen und Überschriften gut durch eine längere E-Mail.

Verabschieden Sie sich angemessen

Beenden Sie Ihre elektronische Post mit einer angemessenen Grußformel, mit der Sie sich und auch Ihr Gegenüber wohlfühlt. Gestalten Sie die Grußformel persönlicher, indem Sie kurz überlegen, in welchem Kiez, in welcher Stadt, in welcher Situation befindet sich gerade der Empfänger. Zeigen Sie ihm einfach, dass Sie gerade wirklich an ihn denken. Und wenn Sie wirklich, wirklich an ihn denken, fällt Ihnen schon etwas Persönliches ein. 🙂

Ein PS wird immer gelesen

Das Postum Scriptum ist mein Geheimtipp – auch für jede Selbstdarstellung: Ein PS wird fast immer gelesen. Mit einem kurzen Satz, einer Frage oder einer Handlungsaufforderung punkten Sie am Ende der Mail.
Bieten Sie als Einzeunternehmer*in Ihrem Geschäftspartner mit einem weiterführenden Link die Möglichkeit an, sich auf Ihrer Website oder in Ihrem Blog ausführlicher zu informieren. Das kann sowohl ein Blogartikel wie ein Youtube-Film zu einem gemeinsamen Thema, ein Produkt oder eine Dienstleistung sein.
Es können auch die neusten Fußballerergebnisse vom gemeinsamen Lieblingsverein sein. Nur in diesem Punkt sollten Sie sich hundertprozentig sicher sein.

Hinterlassen Sie Ihre Visitenkarte

Der Empfänger möchte nicht nur wissen, wer ihm eine E-Mail schreibt, sondern er hat quasi darauf einen gesetzlichen Anspruch. Folgende Informationen gehören in eine professionelle E-Mail-Signatur:

  • Name
  • Berufs- oder Firmenbezeichnung,
  • Kurze Beschreibung der Firma
  • Anschrift
  • Telefonnummer
  • Website/Social-Media-Kanäle
  • E-Mail-Adresse

Bitte berücksichtigen auch die differenzierten gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben, die ich in diesem Blogartikel nicht weiter ausführen möchte.

Machen Sie Ihr Angebot sichtbar

Nutzen Sie als Solo-Selbstständiger die Signatur, um auf ein attraktives Angebot oder eine aktuelle Veranstaltung hinzuweisen. Und das Ganze freundlich, knackig und kurz. Keine Monstersätze… aber das wissen Sie ja schon längst 🙂

Dies ist mein Beitrag zu Petra Schuseils Adventskalender, der unter dem Motto „Arbeitsentlastung. Reduzieren. Weniger ist mehr steht.
Allen Einzelunternehmer*in möchte ich hiermit Appetit auf mehr gute E-Mails im Business machen, um dadurch das Miteinander beschwingter, entspannter und spannender zu gestalten.

P.S. Ab dem 50. Geburtstag habe ich beschlossen das Sie für mich abzuschaffen. Freuen Sie sich also jetzt, wenn ich Sie in meinem Schreib-Coaching oder 1:1 Coaching duze. Meistens sind dann auch der Kunde, der zu mir passt. 

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Erst deine Persönlichkeit macht dein Business einzigartig. Ich begleite Einzelunternehmer durch den gesamen Prozeß auf ihren Weg zur #Lieblingsmarke. Von der Markenberatung, über Schreib-Coaching bis hin zur fertigen Webseite bekommst du alles aus einer Hand.